Potrebujete podrobnejší prehľad o výkonoch práce, splnených podmienkach a oprávnene účtovaných prácach? Za týmto účelom je možné využiť schvaľovanie plnení. Každé riadne zaevidované plnenie bude podliehať schváleniu príslušnou osobou podľa oprávnení definovaných v systéme.
Pre využitie funkcionality schvaľovania plnení je potrebné, aby bola v globálnych nastaveniach (v časti Globálne nastavenia → Plnenia) povolená možnosť Schvaľovanie plnení.
Schvaľovanie plnení sa vykonáva v časti Plnenia → Schvaľovanie plnení. V tejto časti sa zobrazuje zoznam plnení evidovaných v systéme spolu so stĺpcom Akcia, ktorý obsahuje tlačidlá pre editáciu, schválenie alebo zamietnutie plnenia. Schvaľovať je možné fakturačné aj interné plnenia. V zobrazenom zozname plnení je možné vyfiltrovať iba určité záznamy, či už priamo použitím vyhľadávania, filtrovania alebo možnosti zoskupovania záznamov. Téme filtrovania a zobrazenia plnení sa bližšie venujeme v časti XX.
Schvaľovanie plnení môžete vykonávať jednotlivo pre každé plnenie zvlášť alebo hromadne, buď označením viacerých alebo všetkých záznamov na aktuálne zobrazenej strane. Po kliknutí na možnosť hromadne označiť sa nad zoznam plnení zobrazia tlačidlá akcie rovnako ako v jednotlivých riadkoch plnení. Pre označenie viacerých plnení zvlášť jednoducho kliknite na tlačidlo checkboxu v riadku plnenia. Po kliknutí na checkbox nad zoznamom plnení budú označené všetky zobrazené plnenia. Pri využití zoskupovania záznamov je tiež možné označiť celú skupinu plnení podľa zoskupenia – kliknutím na checkbox v hlavičke tabuľky zoskupených záznamov. Hromadné schválenie, prípadne zamietnutie, závisí od miesta vykonania akcie – v prípade kliknutia na tlačidlo nad celkovým zoznamom plnení budú schválené označené záznamy, pri kliknutí na tlačidlo schválenia v skupine plnení budú automaticky schválené všetky plnenia v danom zoskupení.
V stĺpci Akcia sa zobrazujú tlačidlá,
- Obrázok – editácia plnenia (editácia záznamov musí byť vykonaná jednotlivo)
- Obrázok – schválenie plnenia
- Obrázok – zamietnutie plnenia (v prípade zamietnutia je potrebné uviesť aj dôvod zamietnutia
- Obrázok – odvolanie schválenie / zamietnutia (tlačidlo sa zobrazí až po vykonaní schválenia alebo zamietnutia plnenia)
Po vykonaní schválenia / zamietnutia plnenia sa v stĺpci Stav schválenia zobrazí aktuálny stav schvaľovania, meno schvaľovateľa a čas schválenia, prípadne zamietnutia. Aktuálny stav schválenia je možné zobraziť aj v zozname plnení (v časti Plnenia → Zoznam plnení).
Po kliknutí na stav schválenia sa zobrazí detail schvaľovania spolu s históriou schvaľovaní. V histórií sú zaznamenané všetky kroky schvaľovania, ktoré boli na plnení vykonané.
Využitie schvaľovania plnení pri fakturácií
Schvaľovanie plnení je možné využiť v spojitosti s účtovaním tak, že na fakturáciu budú odoslané napríklad iba schválené plnenia. Aby bolo možné tento spôsob uplatniť, je potrebné v časti Globálne nastavenie → Účtovanie nakonfigurovať parameter Fakturovať podľa schválenia. Na výber sú 3 možnosti:
- Všetky plnenia – do účtovania budú zahrnuté všetky plnenia
- Len schválené plnenia – do účtovania budú zahrnuté len schválené plnenia
- Schválené plnenia a bez vyjadrenia – do účtovania budú zahrnuté schválené plnenia a plnenia, ktoré sú bez vyjadrenia (nie sú ani schválené, ani zamietnuté)
Nastavenie sa aplikuje po uložení a znovu načítaní stránky vo webovom prehliadači. Podrobnejšie sa téme účtovaniu a fakturácie venujeme v časti XX.