Skupina pravidiel Preddefinované schvaľovanie umožňuje vytvoriť pravidlo pre schvaľovanie požiadavky predom určenými používateľmi v definovaných krokoch schvaľovania. Toto schvaľovanie je možné využiť v šablóne požiadavky alebo šablóne pracovného príkazu buď pred, alebo počas ich riešenia. Schvaľovateľom môže byť konkrétny používateľ, prípadne skupina, pozícia alebo rola, ktorá zahŕňa možnosť určiť ako schvaľovateľa zodpovednú alebo nadriadenú osobu. Súčasťou pravidla tiež môže byť povinné vyplnenie poznámky pre schválenie, prípadne zamietnutie. Spôsob schvaľovania môže byť sériovo alebo paralelne.
Pre túto skupinu schvaľovania sú, okrem všeobecných polí uvedený v časti dokumentácie Vytvorenie pravidla, špecifické ďalšie polia formuláru,
- Povinné schválenie nadriadeným – pri zapnutej možnosti sa tento krok stáva predradeným ostatným krokom schvaľovania a prípadným zamietnutím tohto kroku bude zamietnuté celé schvaľovanie
- Opätovné schvaľovanie zamietnutej požiadavky – táto možnosť je dostupná v prípade sériového spôsobu schvaľovania. V praxi znamená, že v schvaľovaní bude pre schvaľovateľa okrem tlačidla “Akceptovať” a “Zamietnuť” dostupné aj tlačidlo “Zamietnuť, vrátiť na doplnenie”. Po kliknutí na toto tlačidlo sa následne v zamietnutom kroku schvaľovania zobrazí tlačidlo “Doplniť”, ktoré sprístupní požiadavku na editáciu. Po uložení sa opätovne vyvolá schvaľovanie.
Po zadefinovaní toto pravidlo už nie je možné pri jeho aplikovaní upraviť (editácia pravidla je možná v zozname pravidiel schvaľovania). Po vytvorení pravidla zo skupiny Preddefinované schvaľovanie sa v zázname pravidla zobrazí nová záložka Kroky schvaľovania.
Definovanie krokov schvaľovania
Prostredníctvom krokov schvaľovania určujete, kto bude schvaľovateľom, koľko schválení je potrebných na celkové schválenie alebo zamietnutie, pričom celé schvaľovanie bude prebiehať postupne podľa poradia definovaných krokov.
V prípade, že pravidlo má nastavený paralelný spôsob schvaľovania, sa v úvode nad zoznamom definovaných krokov schvaľovania sa nachádza možnosť určiť Postačujúci počet schválení. Na výber sú 2 možnosti:
- Všetky – pre schválenie je potrebné schváliť všetky kroky schvaľovania
- Zadaný počet – pre celkové schválenie postačuje schváliť určený počet krokov (po zvolení tejto možnosti je potrebné zadať počet krokov)
Krok schvaľovania vytvoríte kliknutím na tlačidlo + pri názve sekcie. Po kliknutí sa otvorí modálne okno s formulárom pre vyplnenie potrebných údajov,
- Schvaľovacie pravidlo – v tomto poli je automaticky predvyplnené schvaľovacie pravidlo, pre ktoré definujete kroky schvaľovania
- Názov – stručná charakteristika kroku schvaľovacieho pravidla
- Povinný krok – ak je krok schvaľovania označený ako povinný, je pre vyhodnotenie schvaľovania potrebné vyjadrenie k tomuto kroku
- Schvaľovateľ – výber, kto bude schvaľovateľom daného kroku. Schvaľovateľom môže byť jeden alebo viacero používateľov, prípadne kombinácia rôznych používateľov, skupín, pozícií a rolí – použitím logických spojok “alebo” a “a zároveň”. V prípade, že je schvaľovateľ zastupovaný, zastupujúci používateľ dedí oprávnenia pre schvaľovanie a môže sa vyjadriť k schvaľovaniu namiesto neho.
- Náhradný schvaľovateľ – v prípade kombinácie viacerých typov schvaľovateľov (použitím logickej spojky “a zároveň”) je potrebné zvoliť aj náhradného schvaľovateľa z dôvodu, keby nebola splnená zvolená kombinácia schvaľovateľov (napr. ak by pri výbere možnosti “Nadriadení zadávateľa požiadavky” zadávateľ nemal nadriadeného).
Krok schvaľovania vytvoríte kliknutím na tlačidlo Uložiť. Kliknutím na tlačidlo Zrušiť sa formulár zavrie bez uloženie zmien. Vytvorený krok schvaľovania sa automaticky po uložení zobrazí v zozname na záložke Kroky schvaľovania príslušného pravidla. O počte krokov informuje aj číslo v zátvorke pri názve záložky. Dvojklikom v riadku príslušného kroku, prípadne kliknutím na ikonu burger menu (Obrázok) na konci príslušného riadku sa zobrazí možnosť pre editáciu vytvoreného kroku.
