Šablóna voľného schvaľovania slúži na definovanie parametrov, ktoré sú po vyvolaní voľného schvaľovania z definovaného pravidla automaticky vyplnené v schvaľovaní bez nutnosti opätovného vypĺňania. Predvyplnené údaje je možné pred samotným vyvolaním schvaľovania dodatočne upraviť. Šablónu voľného schvaľovania tvorí formulár s nasledovnými poľami,

• Názov schvaľovania – stručná charakteristika schvaľovania
• Uprednostniť názov schvaľovania – určenie použitia názvu schvaľovania, ako názov môže byť použitý názov schvaľovania zo šablóny alebo názov požiadavky
• Schváliť mojim nadriadeným – v prípade zapnutia tejto možnosti je potrebné, aby schvaľovanie bolo schválené najskôr nadriadeným zadávateľa schvaľovania, až potom je schvaľovanie odoslané na zadaných schvaľovateľov zo šablóny, ide o tzv. nultý krok schvaľovania
• Schvaľovatelia – výber používateľov, ktorí sa k danému schvaľovaniu budú vyjadrovať. Schvaľovateľov môže byť aj viacero používateľov súčasne. V zozname používateľov sa ponúkajú iba používatelia s príslušným oprávnením pre schvaľovanie. Toto oprávnenie je možné nastaviť v časti Používatelia a skupiny → Používatelia → konkrétny používateľ → záložka Oprávnenia → položka Schvaľovanie → Ponúkať ako schvaľovateľa → Voľné schvaľovanie.
• Vyhodnotenie schvaľovania – určenie kedy dôjde k vyhodnoteniu schvaľovania, na výber sú možnosti:
  • Po schválení všetkými – Pri výbere tejto možnosti bude schvaľovanie uzavreté až po vyjadrení každého schvaľovateľa.
  • Po prvom schválení – pri výbere tejto možnosti bude schvaľovanie uzavreté už po vyjadrení jedného schvaľovateľa, a to aj v prípade, že na schvaľovanie bolo vybraných viacero schvaľovateľov.
• Popis – pole pre bližšiu špecifikáciu schvaľovania
• Uprednostniť popis – určenie použitia popisu schvaľovania, popis môže byť buď z definovanej šablóny alebo z požiadavky, na ktorej je voľné schvaľovanie vytvorené