Každé schvaľovanie prebieha podľa vopred definovaných pravidiel. Nové pravidlo schvaľovania založíte v sekcii Pravidlá schvaľovania, ktoré sa nachádzajú v hlavnom menu pod položkou Schvaľovanie.
Ak sa v hlavnom menu položka Schvaľovanie nenachádza, je potrebné overiť oprávnenia pre prístup k tomuto modulu v detaile používateľa (v časti Používatelia a skupiny → Používatelia) na záložke Oprávnenia → položka Schvaľovanie.
Pre vytvorenie nového pravidla schvaľovania slúži tlačidlo + Pridať pravidlo. Po kliknutí sa otvorí formulár pre vytvorenie nového záznamu.
Formulár pre vytvorenie pravidla schvaľovania sa mierne líši podľa zvolenej hodnoty v poli Skupina schvaľovania. Všeobecne formulár obsahuje nasledovné polia:
- Skupina pravidiel – výber skupiny, respektíve typu, schvaľovacieho pravidla. Na výber sú 3 možnosti – podrobnejšie vysvetlenie jednotlivých skupín je uvedené v samostatných častiach dokumentácie,
- Preddefinované schvaľovanie – preddefinované schvaľovanie prostredníctvom krokov schvaľovania
- Dynamické schvaľovanie požiadavky na základe používateľom def. polí – schvaľovanie požiadavky na základe hodnôt vybraných používateľských polí
- Voľné schvaľovanie – prostredníctvom voľného schvaľovania je možné vyvolať schválenie na akúkoľvek situáciu, či už s väzbou na požiadavku alebo bez väzby na iné záznamy
- Názov – stručná charakteristika schvaľovacieho pravidla
- Popis – bližšia špecifikácia schvaľovacieho pravidla
- Spôsob schvaľovania – na výber sú možnosti,
- sériovo – postupné schvaľovanie viacerých krokov, pričom zamietnutie jedného kroku spôsobí zamietnutie celej požiadavky
- paralelne – súčasné schvaľovanie viacerých krokov až po postačujúci počet na schválenie. V praxi to znamená, že nie je ničím obmedzené poradie, v ktorom sa môžu schvaľovatelia k schvaľovaniu vyjadriť.
- Poznámka pre schválenie – určenie, či je schvaľovateľ povinný svoje rozhodnutie pred akceptovaním schvaľovania uviesť v poznámke pre schválenie
- Poznámka pre zamietnutie – určenie, či je schvaľovateľ povinný svoje rozhodnutie pred zamietnutím schvaľovania uviesť v poznámke pre zamietnutie
Po vyplnení údajov na záložke Základné údaje je potrebné, aby ste vytvárané pravidlo uložili – kliknutím na tlačidlo Uložiť. Podľa zvolenej Skupiny pravidiel sa po vytvorení záznamu zobrazia ďalšie záložky s údajmi. Jednotlivým skupinám pravidiel sa podrobnejšie venujeme v samostatných častiach dokumentácie – Skupina pravidiel Preddefinované schvaľovanie, Skupina pravidiel Dynamické schvaľovanie požiadavky, Skupina pravidiel Voľné schvaľovanie. Vytvorené pravidlá neskôr použijete v samotnom schvaľovaní, či už v požiadavke alebo vo forme voľného schvaľovania – podrobnostiam o schvaľovaní sa venujeme v časti dokumentácie Schvaľovanie.