Preddefinované schvaľovanie je možné vyvolať na požiadavke z katalógu alebo v pracovnom príkaze. Aby bolo možné schvaľovanie na týchto záznamoch použiť, je potrebné, aby bolo definované pravidlo schvaľovania zo skupiny Preddefinované schvaľovanie. Pravidlá sa definujú v časti Schvaľovanie → Pravidlá schvaľovania. Podrobné informácie o vytváraní pravidiel a o skupine pravidiel Preddefinovaného schvaľovania sú uvedené v časti dokumentácie Vytvorenie pravidla a Skupina pravidiel Preddefinované schvaľovanie.
Ak sa v hlavnom menu položka Schvaľovanie nenachádza, je potrebné overiť oprávnenia pre prístup k tomuto modulu v detaile používateľa (v časti Používatelia a skupiny → Používatelia) na záložke Oprávnenia → položka Schvaľovanie.
Preddefinované schvaľovanie sa definuje na šablóne požiadavky alebo pracovného príkazu, pričom je možné nastaviť rôzne situácie kedy bude schvaľovanie vyvolané. Požiadavka alebo pracovný príkaz, na ktorom bolo vyvolané schvaľovanie, ostáva v stave čaká na schválenie až do momentu, kedy nie je schvaľovanie vyhodnotené, bez možnosti editácie tohto záznamu. Schvaľovanie je dokončené až po vyjadrení sa k jednotlivým krokom schvaľovania (napr. schválenie nadriadeným, postačujúci počet schválení, vyjadrenie sa ku krokom označeným ako povinné a podobne).
Preddefinované schvaľovanie v požiadavke
Preddefinované schvaľovanie prebieha podľa vopred definovaných krokov, ktoré sa definujú prostredníctvom krokov schvaľovania v rámci pravidla schvaľovania. Po vytvorení tohto pravidla je možné takéto pravidlo zvoliť na šablóne požiadavky. Prebiehajúce schvaľovanie na požiadavke už nie je možné editovať. V prípade, že potrebujete schvaľovanie upraviť, napríklad doplniť alebo zmeniť schvaľovateľov, je potrebné tieto zmeny realizovať priamo v pravidle schvaľovania.
Schvaľovanie je možné na šablóne požiadavky nastaviť prostredníctvom 2 parametrov,
- Schvaľovanie pred riešením požiadavky – toto schvaľovanie sa vyvolá automaticky po vytvorení požiadavky, požiadavku nebude možné riešiť pokiaľ nebude vyhodnotené schvaľovanie
- Schvaľovanie počas riešenia požiadavky – schvaľovanie, ktoré môžete manuálne vyvolať počas riešenia požiadavky alebo môžete nastaviť automatické vyvolanie, či už po zmene stavu požiadavky na Ukončené, prípadne po ukončení všetkých úloh evidovaných na požiadavke. Manuálne schvaľovanie na požiadavke vyvoláte v detaile požiadavky kliknutím na tlačidlo Odoslať na schválenie. Po kliknutí sa zobrazí modálne okno s náhľadom schvaľovania a tlačidlom pre jeho vytvorenie.
V rámci jednej šablóny požiadavky je možné nastaviť oboje z uvedených schvaľovaní.
Riešenie požiadavky so schvaľovaním
Po vytvorení požiadavky z katalógu so schvaľovaním pred riešením požiadavky je automaticky takáto požiadavka v stave čaká na schválenie, pričom je schvaľovateľom odoslaná výzva na schválenie (notifikácia, výzva na schválenie do mobilnej aplikácie). S požiadavkou je možné ďalej pracovať až po jej schválení.
V detaile požiadavky so schvaľovaním sa v hlavičke nachádza sekcia Schvaľovanie. Farba tlačidla s názvom schvaľovania vyjadruje aktuálny stav schvaľovania,
- Modrá farba – schvaľovanie čaká na schválenie
- Žltá farba – schvaľovanie je zamietnuté, vrátené na doplnenie
- Zelená farba – schvaľovanie bolo schválené
- Červená farba – schvaľovanie bolo zamietnuté
Po kliknutí na tlačidlo s názvom schvaľovania sa otvorí modálne okno s podrobnosťami o schvaľovaní.
V detaile schvaľovania sú okrem základných informácií o schvaľovaní a požiadavke zobrazené aj informácie o krokoch schvaľovania a ich aktuálnom stave. V uvedenom príklade na obrázku je znázornené paralelné schvaľovanie, pričom postačujúci počet schválení je 2. Jeden z krokov schvaľovania je však povinný. Toto schvaľovanie nebude vyhodnotené pokiaľ sa nevyjadrí schvaľovateľ tohto povinného kroku, hoci už je splnená podmienka postačujúceho počtu schválení. V tomto prípade môžu nastať 2 scenáre:
- Schvaľovateľ povinného kroku sa vyjadrí kladne – schvaľovanie bude vyhodnotené ako schválené, stav požiadavky sa automaticky aktualizuje, povolí sa editácia a riešiteľ môže pokračovať v jej riešení. Schvaľovanie s vyjadreným súhlasom v detaile požiadavky vľavo hore je zobrazené zelenou farbou.
Schvaľovateľ povinného kroku sa vyjadrí záporne – schvaľovanie bude vyhodnotené ako zamietnuté, stav požiadavky sa automaticky aktualizuje, editácia požiadavky ostáva nepovolená.
Schvaľovatelia však majú možnosť aj Odvolať svoje rozhodnutie a následne sa znovu vyjadriť ku kroku schvaľovania, čo môže mať dopad na celkový výsledok schvaľovania. Zmeniť rozhodnutie je možné kliknutím na tlačidlo “Odvolať aktuálny stav” v príslušnom kroku schvaľovania. Tlačidlo pre odvolanie rozhodnutia je dostupné iba do momentu, kedy na požiadavke nenastane nejaká zmena oproti stavu po schválení. Po kliknutí na toto tlačidlo je schvaľovanie opätovne vyhodnotené (zo zamietnutého schvaľovania sa môže opäť stať schvaľovanie, ktoré čaká na schválenie).
V prípade sériového schvaľovania je rozhranie pre schvaľovanie rovnaké. Rozdielom je dostupnosť krokov schvaľovania, ktoré sa sprístupňujú schvaľovateľom podľa uvedeného poradia – kým sa nevyjadrí schvaľovateľ kroku v poradí, sú zvyšné kroky neprístupné pre editáciu a vyjadrenie sa ďalším schvaľovateľom.
V prípade zamietnutia jedného z krokov sériového schvaľovania je automaticky zamietnuté celé schvaľovanie, nakoľko pri tomto spôsobe schvaľovania sa musia vyjadriť kladne všetci zo schvaľovateľov. Požiadavka je automaticky aktualizovaná na stav zamietnuté.
Pri sériovom spôsobe schvaľovania je v rámci pravidla schvaľovania dostupná možnosť povoliť opätovné schvaľovanie zamietnutej požiadavky. V prípade vyvolania takéhoto schvaľovania, je okrem tlačidiel pre akceptáciu a zamietnutie kroku schvaľovania, dostupné aj tlačidlo Zamietnuť, vrátiť na doplnenie.
Kliknutím na toto tlačidlo je síce schvaľovanie zamietnuté, avšak po opätovnom otvorení detailu schvaľovania sa zobrazí tlačidlo Doplniť.
Po kliknutí na toto tlačidlo sa zobrazí formulár s požiadavkou, ktorá je dostupná na editáciu pre doplnenie údajov. Editovať je možné všetky polia, nie je však možné meniť Spoločnosť a Stav požiadavky. Po prvom uložení vykonaných zmien na požiadavke je opätovne vyvolané schvaľovanie.
Táto možnosť slúži pre prípady, kedy nie je možné akceptovať schvaľovanie napríklad kvôli chýbajúcim údajom a teda požiadavka by bola zbytočne zamietnutá. Takto je možné údaje doplniť a proces schvaľovania obnoviť bez nutnosti vytvárania novej požiadavky.
Preddefinované schvaľovanie v pracovnom príkaze
Schvaľovanie v pracovnom príkaze je možné vyvolať podobným spôsobom ako v prípade požiadavky. V šablóne pracovného príkazu je potrebné v poli Schvaľovacie pravidlo zvoliť pravidlo zo skupiny preddefinované schvaľovanie. Bližšie informácie o pravidlách schvaľovania a skupine pravidiel preddefinované schvaľovanie nájdete v časti Vytvorenie pravidla a Skupina pravidiel Preddefinované schvaľovanie.
Riešenie pracovného príkazu so schvaľovaním
Pracovný príkaz je do vyhodnotenia schvaľovania v stave čaká na schválenie bez možnosti editácie. Rovnako ako aj v prípade požiadavky je v detaile pracovného príkazu zobrazená sekcia Schvaľovanie s informáciou o aktuálnom stave schvaľovania. Po kliknutí na tlačidlo schvaľovania sa zobrazia podrobnosti o schvaľovaní.
V prípade, že bolo schvaľovanie vyhodnotené ako akceptované, je automaticky aktualizovaný stav pracovného príkazu a zároveň je povolená editácia tohto záznamu pre sprístupnenie na riešenie. V prípade zamietnutia, je zamietnutý celý pracovný príkaz a nie je možná jeho ďalšia editácia ani riešenie. Zamietnutie jedného pracovného príkazu môže ovplyvniť generovanie ďalších pracovných príkazov na požiadavke pokiaľ bolo podmienkou generovania ukončenie predošlého príkazu.
Stav a detaily všetkých schvaľovaní evidovaných v systéme sú dostupné v hlavnom menu v časti Schvaľovanie → Schvaľovanie.