Voľné schvaľovanie je možné vyvolať aj bez väzby na požiadavku alebo akýkoľvek iný záznam či modul. Takéto schvaľovanie môžete vytvoriť kedykoľvek a v súvislosti s akoukoľvek témou či situáciou. Rozhodovať o ňom môžu používatelia s príslušným oprávnením pre schvaľovanie.
Podobne ako v iných schvaľovaniach, najskôr musí byť definované pravidlo, na základe ktorého bude vytvorené schvaľovanie. Pravidlá sa definujú v časti Schvaľovanie → Pravidlá schvaľovania. Bližšie informácie o vytváraní pravidiel a o skupine pravidiel Voľného schvaľovania sú uvedené v časti dokumentácie Vytvorenie pravidla a Skupina pravidiel Voľné schvaľovanie.
Voľné schvaľovanie bez väzby na iné záznamy je možné založiť dvoma spôsobmi:
- Cez tlačidlo + (rýchla voľba) – zvolením možnosti Vytvoriť proces voľného schvaľovania
- Cez tlačidlo Vytvoriť voľné schvaľovanie v časti Schvaľovanie → Schvaľovanie
Upozornenie: Ak sa v hlavnom menu položka Schvaľovanie nenachádza, je potrebné overiť oprávnenia pre prístup k tomuto modulu v detaile používateľa (v časti Používatelia a skupiny → Používatelia) na záložke Oprávnenia → položka Schvaľovanie.
Po kliknutí sa zobrazí formulár pre vytvorenie voľného schvaľovania. Formulár obsahuje nasledovné polia:
- Šablóna – pole pre výber šablóny voľného schvaľovania, ktorú definujete počas vytvárania pravidla schvaľovania
- Názov schvaľovania – automaticky generovaný názov na základe názvu požiadavky, bez možnosti editácie
- Schváliť mojim nadriadeným – po povolení tejto možnosti musí akceptovať schvaľovanie najskôr nadriadený zadávateľa schvaľovania, následne je výzva na schválenie odoslaná určeným schvaľovateľom
- Poznámka pre schvaľovateľa – pole pre vloženie poznámky, bližších informácií pre schvaľovateľa
- Vyhodnotenie schvaľovania – určenie kedy bude schvaľovanie vyhodnotené, na výber sú možnosti:
- Po schválení všetkými – schvaľovanie bude vyhodnotené až po vyjadrení sa všetkých schvaľovateľov
- Po prvom schválení – na vyhodnotenie schvaľovania postačuje vyjadrenie jedného zo schvaľovateľov
- Popis – bližšia špecifikácia predmetu schvaľovania
- Prílohy – pole pre vloženie príloh
Všetky polia formuláru sa sprístupnia na editáciu až po výbere Šablóny voľného schvaľovania. Polia sa automaticky vyplnia podľa parametrov na šablóne, ktorá sa definuje počas vytvárania pravidla schvaľovania. Polia je možné pred vytvorením schvaľovania ľubovoľne upraviť.
Voľné schvaľovanie spustíte kliknutím na tlačidlo Vytvoriť. Následne sa schvaľovanie zobrazí v zozname schvaľovaní v časti Schvaľovanie → Schvaľovanie.
Po otvorení detailu záznamu sa zobrazia podrobnosti o schvaľovaní a o krokoch schvaľovania. Počet krokov schvaľovania závisí od počtu schvaľovateľov – pre každého zo schvaľovateľov je vygenerovaný jeden krok schvaľovania. Počet schválení závisí od vyhodnotenia schvaľovania (po schválení všetkými alebo po prvom schválení).
Schvaľovateľ má možnosť vyjadriť svoje stanovisko kliknutím na tlačidlo Akceptovať alebo Zamietnuť. Ak je pre vyhodnotenie schvaľovania potrebné schválenie všetkými, je v prípade jedného zamietnutého kroku automaticky zamietnuté celé schvaľovanie. V prípade, že pre vyhodnotenie schvaľovania postačuje schválenie jedným zo schvaľovateľov, bude schvaľovanie schválené aj napriek predošlému zamietnutiu jedného z krokov. Nakoľko sa jedná o voľné schvaľovanie, je automaticky prednastavený paralelný spôsob schvaľovania čo znamená, že schvaľovatelia sa môžu k jednotlivých krokom vyjadrovať v ľubovoľnom poradí.