Jednou z ďalších oblastí kde je možné aplikovať voľné schvaľovanie je modul objednávky. Tento typ schvaľovania môžete vyvolať kedykoľvek počas práce s objednávkou, či už s prijatou alebo s vystavenou. Tiež máte možnosť rozhodnúť o tom, či bude možné objednávku počas prebiehajúceho schvaľovania editovať. Za schvaľovateľa môže byť zvolený ktokoľvek s príslušným oprávnením.
Aby bolo možné použiť schvaľovanie v objednávke je potrebné, aby boli splnené dve podmienky,
Povolenie schvaľovania v objednávkach v časti Globálne nastavenia → Dokumenty → Objednávky → prepínač Schvaľovanie objednávok
Definovanie pravidla schvaľovania s miestom použitia v objednávkach – pravidlá sa definujú v časti Schvaľovanie → Pravidlá schvaľovania. Bližšie informácie o vytváraní pravidiel a o skupine pravidiel Voľného schvaľovania sú uvedené v časti dokumentácie Vytvorenie pravidla a Skupina pravidiel Voľné schvaľovanie.
Ak sa v hlavnom menu položka Schvaľovanie nenachádza, je potrebné overiť oprávnenia pre prístup k tomuto modulu v detaile používateľa (v časti Používatelia a skupiny → Používatelia) na záložke Oprávnenia → položka Schvaľovanie.
Voľné schvaľovanie je možné vyvolať iba na existujúcej (už uloženej) objednávke, nie je možné ho vyvolať počas vytvárania objednávky. Pre vytvorenie schvaľovania kliknite na tlačidlo Odoslať na schválenie v hornej časti detailu objednávky v sekcii Schvaľovanie. V prípade, že sa sekcia Schvaľovanie v detaile objednávky nezobrazuje, skontrolujte globálne nastavenia modulu Objednávky a overte, či existuje schvaľovacie pravidlo pre schvaľovanie objednávok.
Ak je definovaných viacero schvaľovacích pravidiel pre objednávky, je potrebné, aby ste pred odoslaním na schválenie zvolili jedno z existujúcich pravidiel – zoznam s pravidlami sa zobrazí po kliknutí na tlačidlo Odoslať na schválenie. V prípade, že je definované len jedno schvaľovacie pravidlo pre objednávky, je po kliknutí na tlačidlo automaticky zobrazené modálne okno s formulárom pre vytvorenie schvaľovania.
Polia formuláru sú automaticky predvyplnené podľa definovanej šablóny schvaľovacieho pravidla. Formulár obsahuje polia:
- Šablóna – šablóna voľného schvaľovania, ktorú definujete počas vytvárania pravidla schvaľovania
- Názov schvaľovania – automaticky generovaný názov “Schválenie objednávky {číslo objednávky}”
- Schváliť mojim nadriadeným – po povolení tejto možnosti musí akceptovať schvaľovanie najskôr nadriadený zadávateľa schvaľovania, následne je výzva na schválenie odoslaná určeným schvaľovateľom
- Schvaľovatelia – používatelia, ktorí sa k danému schvaľovaniu budú vyjadrovať. Schvaľovateľov môže byť aj viacero používateľov súčasne. V zozname používateľov sa ponúkajú iba používatelia s príslušným oprávnením pre schvaľovanie.
- Poznámka pre schvaľovateľa – pole pre vloženie poznámky, bližších informácií pre schvaľovateľa
- Vyhodnotenie schvaľovania – určenie kedy bude schvaľovanie vyhodnotené, na výber sú možnosti:
- Po schválení všetkými – schvaľovanie bude vyhodnotené až po vyjadrení sa všetkých schvaľovateľov
- Po prvom schválení – na vyhodnotenie schvaľovania postačuje vyjadrenie jedného zo schvaľovateľov
- Popis – bližšia špecifikácia predmetu schvaľovania. V prípade, že v šablóne schvaľovacieho pravidla nie je uvedený popis, bude tu automaticky predvyplnený text “Žiadam o schválenie objednávky {číslo objednávky}”
- Prílohy – pole pre vloženie príloh. V prípade vystavenej objednávky sa do prílohy automaticky vloží tlačová zostava objednávky vo formáte PDF
Jednotlivé údaje je možné pred vytvorením schvaľovania dodatočne editovať, okrem poľa šablóna, ktorá je predvolene nastavená podľa zvoleného schvaľovacieho pravidla.
Voľné schvaľovanie na objednávke aplikujete kliknutím na tlačidlo Vytvoriť. V prípade, že je na šablóne schvaľovania povolená možnosť zneprístupniť editáciu počas prebiehajúceho schvaľovania, je editácia objednávky blokovaná. Editácia bude opätovne povolená po vyjadrení sa k schvaľovaniu, bez ohľadu na výsledok.
Po otvorení detailu záznamu sa zobrazia podrobnosti o schvaľovaní a o krokoch schvaľovania. Počet krokov schvaľovania závisí od počtu schvaľovateľov – pre každého zo schvaľovateľov je vygenerovaný jeden krok schvaľovania. Počet schválení závisí od vyhodnotenia schvaľovania (po schválení všetkými alebo po prvom schválení).
Schvaľovateľ má možnosť vyjadriť svoje stanovisko kliknutím na tlačidlo Akceptovať alebo Zamietnuť. Nakoľko sa jedná o voľné schvaľovanie, je automaticky prednastavený paralelný spôsob schvaľovania čo znamená, že schvaľovatelia sa môžu k jednotlivých krokom vyjadrovať v ľubovoľnom poradí. Na objednávke môže prebiehať práve jedno schvaľovanie, ďalšie schvaľovanie je možné vyvolať až po ukončení predošlého schvaľovania (po ukončení schvaľovania sa v časti Schvaľovanie opätovne zobrazí tlačidlo Odoslať na schválenie).
Stav a detaily všetkých schvaľovaní evidovaných v systéme sú dostupné v hlavnom menu v časti Schvaľovanie → Schvaľovanie. Aktuálny stav schvaľovania objednávok je zobrazený aj v zozname objednávok v stĺpci Stav schválenia (tento stĺpec je dostupný pre zobrazenie iba v prípade, že je v systéme definované aspoň jedno schvaľovacie pravidlo voľného schvaľovania s miestom použitia Objednávky). V stĺpci sa zobrazuje stav posledného schvaľovania evidovaného nad objednávkou. Po kliknutí na stav sa zobrazí detail schvaľovania.