Voľné schvaľovanie s väzbou na požiadavku je vhodné použiť v prípade, že počas riešenia požiadavky nastane situácia kedy si ďalší postup v riešení vyžaduje schválenie. Napríklad je potrebné zakúpenie komponentu na požiadavke týkajúcej sa opravy počítača, prípadne je potrebné špeciálne povolenie na sprístupnenie súboru.
Aj v tejto skupine schvaľovania platí rovnaký postup pre jeho vyvolanie – najskôr musí byť definované pravidlo, na základe ktorého bude vytvorené schvaľovanie. Pravidlá sa definujú v časti Schvaľovanie → Pravidlá schvaľovania. Bližšie informácie o vytváraní pravidiel a o skupine pravidiel Voľného schvaľovania sú uvedené v časti dokumentácie Vytvorenie pravidla a Skupina pravidiel Voľné schvaľovanie.
Ak sa v hlavnom menu položka Schvaľovanie nenachádza, je potrebné overiť oprávnenia pre prístup k tomuto modulu v detaile používateľa (v časti Používatelia a skupiny → Používatelia) na záložke Oprávnenia → položka Schvaľovanie.
Voľné schvaľovanie je možné vytvoriť iba na existujúcej (už uloženej) požiadavke, nie je možné ho vyvolať počas vytvárania požiadavky. Pre vytvorenie schvaľovania kliknite na tlačidlo Akcia v detaile požiadavky a zvoľte možnosť Vytvoriť proces voľného schvaľovania.
Následne sa zobrazí modálne okno s formulárom pre vytvorenie voľného schvaľovania. Formulár obsahuje nasledovné polia:
- Šablóna – pole pre výber šablóny voľného schvaľovania, ktorú definujete počas vytvárania pravidla schvaľovania
- Názov schvaľovania – automaticky generovaný názov na základe názvu požiadavky, bez možnosti editácie
- Schváliť mojim nadriadeným – po povolení tejto možnosti musí akceptovať schvaľovanie najskôr nadriadený zadávateľa schvaľovania, následne je výzva na schválenie odoslaná určeným schvaľovateľom
- Poznámka pre schvaľovateľa – pole pre vloženie poznámky, bližších informácií pre schvaľovateľa
- Vyhodnotenie schvaľovania – určenie kedy bude schvaľovanie vyhodnotené, na výber sú možnosti:
- Po schválení všetkými – schvaľovanie bude vyhodnotené až po vyjadrení sa všetkých schvaľovateľov
- Po prvom schválení – na vyhodnotenie schvaľovania postačuje vyjadrenie jedného zo schvaľovateľov
- Popis – bližšia špecifikácia predmetu schvaľovania
- Kto žiada – používateľ z poľa Kto žiada z požiadavky
- Pre koho žiada – používateľ z poľa Pre koho žiada z požiadavky
- Prílohy – pole pre vloženie príloh
Všetky polia formuláru sa sprístupnia na editáciu až po výbere Šablóny voľného schvaľovania. Polia sa automaticky vyplnia podľa parametrov na šablóne, ktorá sa definuje počas vytvárania pravidla schvaľovania. Polia je možné ľubovoľne upraviť, okrem polí Kto žiada a Pre koho žiada, ktoré sú predvyplnené podľa požiadavky.
Voľné schvaľovanie aplikujete kliknutím na tlačidlo Vytvoriť. Po vytvorení sa v detaile požiadavky sprístupní sekcia Schvaľovanie. Tlačidlo je v prípade voľného schvaľovania bielej farby a farba okraja tlačidla znázorňuje aktuálny stav,
- Modrá farba – schvaľovanie čaká na schválenie
- Zelená farba – schvaľovanie bolo schválené
- Červená farba – schvaľovanie bolo zamietnuté
Informácia o stave schvaľovania je uvedená aj pod stavom požiadavky. Farba textu, rovnako ako v prípade tlačidla, znázorňuje aktuálny stav schvaľovania.
Po kliknutí na tlačidlo schvaľovania sa zobrazí modálne okno s podrobnosťami o schvaľovaní. Kroky schvaľovania sa vygenerujú podľa počtu schvaľovateľov, pre každého zo schvaľovateľov jeden krok. V prípade voľného schvaľovania je automaticky nastavený paralelný spôsob schvaľovania, a teda uvedení schvaľovatelia sa môžu k schvaľovaniu vyjadriť v ľubovoľnom poradí.
V prípade voľného schvaľovania, vytvoreného počas riešenia požiadavky, nie je obmedzená editácia a ďalšia práca s požiadavkou počas schvaľovania. To platí aj v prípade zamietnutia. Riešiteľ môže aj naďalej s takouto požiadavkou pracovať. Stav a detaily všetkých schvaľovaní evidovaných v systéme sú dostupné v hlavnom menu v časti Schvaľovanie → Schvaľovanie.
Voľné schvaľovanie pred začatím alebo počas riešenia požiadavky
Voľné schvaľovanie je možné aplikovať aj na požiadavke z katalógu za účelom schválenia ešte pred začatím realizácie alebo počas riešenia požiadavky. V tomto prípade je potrebné nastaviť schvaľovacie pravidlo zo skupiny voľné schvaľovanie priamo v šablóne požiadavky v poli Schvaľovanie pred riešením požiadavky alebo Schvaľovanie počas riešenia požiadavky.
V prípade schvaľovania pred riešením požiadavky je po vytvorení požiadavky z katalógu (po kliknutí na tlačidlo Vytvoriť) automaticky zobrazené modálne okno pre vytvorenie Voľného schvaľovania. Polia sú predvyplnené podľa parametrov na šablóne pravidla schvaľovania, ktoré je zvolené v šablóne požiadavky. Hodnoty je možné ľubovoľne upraviť.
Po kliknutí na tlačidlo Vytvoriť sa vyvolá schvaľovanie a požiadavka je automaticky v stave čaká na schválenie, bez možnosti editácie. Po kliknutí na tlačidlo Zrušiť sa formulár pre voľné schvaľovania zatvorí a zobrazí sa draft požiadavky z katalógu – bez vytvorenia voľného schvaľovania nie je možné vytvoriť ani požiadavku z katalógu.
Riešenie požiadavky ďalej prebieha ako v prípade obyčajnej požiadavky – po kliknutí na tlačidlo schvaľovania sa zobrazí modálne okno s podrobnosťami o schvaľovaní. Nakoľko ide o voľné schvaľovanie, je automaticky nastavený paralelný spôsob schvaľovania, a teda uvedení schvaľovatelia sa môžu k schvaľovaniu vyjadriť v ľubovoľnom poradí. Po schválení je stav požiadavky automaticky nastavený na prijaté alebo priradené (v závislosti od konfigurácie) a tiež je povolená editácia požiadavky pre ďalšie riešenie.
V prípade, že schvaľovanie bolo zo strany schvaľovateľov zamietnuté, je stav požiadavky nastavený na zamietnuté a editácia požiadavky je aj naďalej blokovaná.
V prípade schvaľovania počas riešenia požiadavky je postup riešenia rovnaký ako v prípade manuálne vytvoreného voľného schvaľovania na požiadavke. V detaile požiadavky je v časti Schvaľovanie dostupné tlačidlo Odoslať na schválenie. Po kliknutí je zobrazený formulár s predvyplnenou šablónou pravidla voľného schvaľovania, ktoré je nastavené v šablóne požiadavky.
Ďalší postup riešenia je podrobne popísaný v časti Použitie voľného schvaľovania v požiadavkách.