Schvaľovanie ponúk v systéme CDESK je založené na princípe akceptácie jednotlivých položiek, ktoré ponuka obsahuje. Zatiaľ je výzva na akceptáciu posielaná e-mailom. Téme ponúk vo všeobecnosti, postupu vytvárania a práci s ponukou sa bližšie venujeme v časti dokumentácie XX.
Schvaľovanie ponúk môže prebiehať dvoma spôsobmi – v závislosti od nastavenia možnosti Spôsob akceptácie v globálnych nastaveniach systému (v časti Globálne nastavenia → Ponuky). Na výber sú 2 možnosti:
- Jednoúrovňová akceptácia – v tomto prípade je po vytvorení (a vlastnej kontrole) ponuka automaticky odoslaná na akceptáciu (schválenie) zákazníkovi
- Dvojúrovňová akceptácia – v tomto prípade je po vytvorení potrebná verifikácia (napríklad nadriadeným), po verifikácií je ponuka sprístupnená zákazníkovi na akceptáciu. Ponuka v stave na verifikáciu nie je viditeľná zákazníkovi.
Verifikácia ponuky
V prípade využívania dvojúrovňovej akceptácie je možné pripravenú ponuku odoslať na verifikáciu – manuálnou zmenou stavu ponuky do Na verifikáciu a uložením záznamu, využitím plávajúceho tlačidla pre automatickú zmenu stavu na pravej strane obrazovky alebo tlačidlom na konci záznamu.
Východzie nastavenie systému odosiela notifikáciu o zmene stavu ponuky na verifikáciu nadriadenému zodpovednému riešiteľovi, zodpovednému riešiteľovi a priradenému operátorovi spoločnosti, na ktorú je ponuka vystavená. Položky môžu byť verifikované jednotlivo alebo hromadne využitím tlačidla nad zoznamom položiek v stĺpci Stav.
Počas verifikácie je možné ponuku a jej položky ľubovoľne editovať. V prípade editácie ponuky je po uložení záznamu používateľ vyzvaný k uvedeniu dôvodu revízie. Dôvod sa uvádza v modálnom okne, ktoré sa zobrazí po uložení zmien. Používateľ má možnosť tieto zmeny uložiť do aktuálnej ponuky alebo vytvoriť novú verziu ponuky (všetky verzie ponuky sú dostupné na záložke Verzie v detaile ponuky).
Po verifikovaní ponuky je možné takúto ponuku odoslať na akceptáciu zákazníkovi. Ponuka, ktorá má verifikované (schválené) všetky položky má automaticky nastavený stav verifikovaná (po uložení záznamu). Na akceptáciu môže byť odoslaná iba verifikovaná ponuka.
Akceptácia ponuky
Akceptáciu ponuky vykonáva zákazník, pre ktorého bola ponuka vyhotovená. Ponuku je možné odoslať na akceptáciu v prípade jednoúrovňovej aj dvojúrovňovej akceptácie. Odoslanie ponuky na akceptáciu je možné vykonať manuálnou zmenou stavu ponuky a uložením záznamu, využitím plávajúceho tlačidla pre automatickú zmenu stavu na boku alebo tlačidlom na konci záznamu.
Po odoslaní ponuky na akceptáciu je táto ponuka viditeľná pre zákazníka. Východzie nastavenie systému odosiela notifikáciu o zmene stavu ponuky na akceptáciu zvolenému kontaktu ku spoločnosti (v detaile ponuky) a priradenému operátorovi spoločnosti, na ktorú je ponuka vystavená. Zákazník môže jednotlivé položky akceptovať alebo zamietnuť. Svoje vyjadrenie nastaví v detaile ponuky, v sekcii Položky – stĺpec Stav. Zmeny sa prejavia po uložení ponuky. V prípade, že sú akceptované len niektoré z položiek, je na ponuke automaticky nastavený stav Čiastočne akceptovaná.
V prípade akceptácie všetkých položiek je stav ponuky automaticky nastavený na Akceptovaná. Zákazník môže svoje rozhodnutie zmeniť do okamihu kedy nie je ponuka označená ako Vybavená alebo Zrušená – po zmene do jedného z týchto stavov nie je možné ponuku ďalej editovať.