Pre udržateľnosť a konzistentnosť znalostnej bázy je pridávanie článkov rozdelené do dvoch fáz:
- Pridanie návrhu – môžu vykonávať všetci používatelia s oprávnením vytvárať články
- Pridanie článku – môžu vykonávať len správcovia priestoru, a to buď priamo pridaním článku, alebo autorizovaním vytvoreného návrhu
V tejto časti dokumentácie sa podrobne venujeme vytváraniu článkov z návrhov a ďalšej práci s týmito záznamami.
Vytvorenie článku
Vytvorenie článku je dostupné z dvoch rôznych miest:
- Znalostná báza – zo zoznamu priestorov, alebo zoznamu kategórií rozkliknutím tlačidla + Pridať a voľbou Pridať článok, alebo zo zoznamu článkov priamo tlačidlom + Pridať článok.
- Požiadavka – z detailu požiadavky ktoréhokoľvek typu, rozkliknutím tlačidla Akcia a voľbou Pridať do znalostnej bázy. Pri tomto spôsobe sa v článku predvyplní názov článku podľa názvu požiadavky, a znenie článku podľa popisu požiadavky a jej riešenia, ktoré je možné pred odoslaním článku editovať.
Formulár obsahuje nasledovné polia:
- Priestor – vyberte priestor, pod ktorý bude záznam zaradený. Ak záznam zadávate cez zoznam kategórií pod konkrétnym priestorom, alebo cez kategóriu pod priestorom, daný priestor bude v poli predvyplnený. Kliknutím do poľa toto nastavenie môžete zmeniť.
- Kategória – vyberte kategóriu, pod ktorú bude záznam zaradený. Ak záznam zadávate cez kategóriu pod priestorom, daná kategória bude v poli predvyplnená. Kliknutím do poľa toto nastavenie môžete zmeniť.
- Názov článku – stručná a výstižná charakteristika článku.
- Znenie článku – obsah článku.
- Typ – pole pre výber typu sa zobrazuje len pri vytváraní záznamu zo zoznamu kategórií pod priestorom alebo pod kategóriou. Vo výbere sa nachádzajú typy definované v časti Globálne nastavenia → Znalostná báza.
- Viditeľnosť – táto možnosť sa zobrazuje len pri tvorbe záznamu cez kategóriu. Slúži na nastavenie prístupu k záznamu.
- Verejná – záznam bude sprístupnený aj pre osoby, ktoré nemajú prístup do CDESK.
- Interná – záznam bude prístupný iba pre používateľov s prístupom do CDESK a tiež majú nastavené oprávnenie na prístup ku kategórii. Oprávnenia nastavíte v časti Používatelia a skupiny → detail používateľa → záložka Oprávnenia → Znalostná báza → Kategórie.
- Kľúčové slová – táto možnosť sa zobrazuje len pri tvorbe záznamu zo zoznamu kategórii pod priestorom a pri tvorbe záznamu pod vybranou kategóriou. Kľúčové slová slúžia na identifikáciu článku. Podľa kľúčových slov môžete záznam vyhľadať vo fulltextovom vyhľadávaní.
- Evidencia komentárov – táto možnosť sa zobrazuje len pri tvorbe záznamu zo zoznamu kategórii pod priestorom a pri tvorbe záznamu pod vybranou kategóriou. Ak sa prepínač nachádza v polohe zapnutý
Článok sa vytvorí po kliknutí na tlačidlo Uložiť článok. Tlačidlo je prístupné len osobám zodpovedným za zvolený priestor a správcovi aplikácie za predpokladu, že sú vo formulári článku vyplnené všetky polia, s výnimkou kľúčových slov, ktoré sú nepovinné, avšak odporúčané.
Uloženie návrhu ako článok
Existujú dva rôzne spôsoby na uloženie návrhu ako článok:
- Návrh priamo pri jeho vytváraní uložíte ako článok, ak máte k tomu oprávnenie.
- Zo zoznamu návrhov, kde daný návrh vyhľadáte a otvoríte.
V oboch prípadoch je potrebné, aby návrh mal vyplnené polia Kategória a Typ. Po ich vyplnení sa v pravom dolnom rohu záznamu sprístupní tlačidlo Uložiť článok. Po kliknutí sa záznam zaradí ako článok pod vybraný priestor a kategóriu.
Pridanie komentára k článku
Po uložení článok možno editovať, vymazať a aj pridávať komentáre. Prístup k článku je prostredníctvom konkrétneho Priestoru a následne zvolením kategórie pod Priestorom. Po otvorení kategórie sa zobrazí zoznamu článkov pod danou kategóriou. Článok môžete vyhľadať aj priamo cez fulltextové vyhľadávanie.
Každý článok má, pre lepšiu identifikáciu, priradené príznaky typu článku a kľúčových slov. Článok otvoríte kliknutím na jeho názov. Pole pre zadanie komentárov sa nachádza pod obsahom článku. Do komentárov môžete napríklad písať pripomienky k článku.
Komentár uložíte kliknutím na tlačidlo Pridať komentár. Kliknutím na tlačidlo Zrušiť sa detail článku zatvorí, bez uloženia vykonaných zmien.
Editácia a vymazanie článku
Článok odstránite pomocou tlačidla Zmazať v pravom dolnom rohu. Po kliknutí sa otvorí okno s upozornením, že článok bude vymazaný. Pre odstránenie kliknite na možnosť Zmazať. Výberom možnosti Zrušiť sa okno zatvorí a článok nebude zmazaný.
Vyhľadávanie v článkoch
Pre efektívne vyhľadávanie zadaním požadovaného výrazu môžete použiť pole Vyhľadávanie umiestnené v zozname priestorov znalostnej bázy. Toto, tzv. fulltextové vyhľadávanie, vyhľadáva v stĺpcoch:
- Názov článku
- Kľúčové slová
- Kategória
Pokiaľ potrebujete vyhľadať návrhy podľa viacerých kritérií, slúži na to pokročilý vyhľadávací filter, ktorý aplikujete kliknutím na tlačidlo + vedľa poľa Vyhľadávanie. V tomto filtri môžete určiť konkrétne podmienky vyhľadávania nad stĺpcami:
- Ľubovoľný stĺpec
- Kategória
- Názov
- Priestor
- Stav
- Typ
- Vytvorené
- Vytvoril
- Zmenené
- Zmenil
- Znenie článku
Podľa typu stĺpca máte na výber podmienky typu “obsahuje” alebo “neobsahuje” hľadaný výraz alebo jeho časť, v prípade číselníkov vyberiete jednu z ponúkaných hodnôt. Podmienky vyhľadávania môžete ľubovoľne prepájať a rozširovať použitím logických spojok AND (a súčasne) a OR (alebo). Často využívané alebo inak špecifické podmienky filtrovania si môžete uložiť s vami zvoleným názvom a pri ďalšom použití budú dostupné na jedno kliknutie nad zoznam pravidiel schvaľovania.
Viac informácií o efektívnej práci s filtrami v CDESK sa dočítate v texte Vyhľadávanie a pokročilé filtre.