Pre udržateľnosť a konzistentnosť znalostnej bázy je pridávanie článkov rozdelené do dvoch fáz:
- Pridanie návrhu – môžu vykonávať všetci používatelia s oprávnením vytvárať články
- Pridanie článku – môžu vykonávať len správcovia priestoru, a to buď priamo pridaním článku, alebo autorizovaním vytvoreného návrhu
V tejto časti dokumentácie sa podrobne venujeme vytváraniu návrhov a ďalšej práci s týmito záznamami.
Vytvorenie návrhu
Návrh do znalostnej bázy môžete pridať rôznymi spôsobmi:
- Zo zoznamu priestorov – v pravom hornom rohu sa nachádza tlačidlo Pridať. Po kliknutí sa otvorí výber + Pridať Priestor a + Pridať Článok. Vyberte možnosť + Pridať Článok.
- Zo zoznamu kategórií pod priestorom – otvorte priestor, čím sa dostanete do zoznamu kategórií pod priestorom. V pravom hornom rohu sa nachádza tlačidlo Pridať. Po kliknutí sa otvorí výber + Pridať Kategóriu a + Pridať Článok. Vyberte možnosť + Pridať Článok.
- Cez kategóriu – Otvorte priestor, čím sa dostanete do zoznamu kategórií pod priestorom. Následne otvorte konkrétnu kategóriu a v pravom hornom rohu kliknite na možnosť + Pridať Článok.
Tlačidlo na pridávanie návrhu a článku sa zobrazuje len používateľom s oprávnením vytvárať nové záznamy. Oprávnenia nastavíte v časti Používatelia a skupiny → detail používateľa → záložka Oprávnenia → Znalostná báza → Záznamy.
Po kliknutí na tlačidlo + Pridať Článok sa otvorí formulár pre zadanie nového záznamu. Povinné položky sú označené symbolom • pri názve.
Formulár obsahuje nasledovné polia:
- Priestor – vyberte priestor, pod ktorý bude záznam zaradený. Ak záznam zadávate cez zoznam kategórií pod konkrétnym priestorom, alebo cez kategóriu pod priestorom, daný priestor bude v poli predvyplnený. Kliknutím do poľa toto nastavenie môžete zmeniť.
- Kategória – vyberte kategóriu, pod ktorú bude záznam zaradený. Ak záznam zadávate cez kategóriu pod priestorom, daná kategória bude v poli predvyplnená. Kliknutím do poľa toto nastavenie môžete zmeniť.
- Názov článku – stručná a výstižná charakteristika článku.
- Znenie článku – obsah článku.
- Typ – pole pre výber typu sa zobrazuje len pri vytváraní záznamu zo zoznamu kategórií pod priestorom alebo pod kategóriou. Vo výbere sa nachádzajú typy definované v časti Globálne nastavenia → Znalostná báza.
- Viditeľnosť – táto možnosť sa zobrazuje len pri tvorbe záznamu cez kategóriu. Slúži na nastavenie prístupu k záznamu.
- Verejná – záznam bude sprístupnený aj pre osoby, ktoré nemajú prístup do CDESK.
- Interná – záznam bude prístupný iba pre používateľov s prístupom do CDESK a tiež majú nastavené oprávnenie na prístup ku kategórii. Oprávnenia nastavíte v časti Používatelia a skupiny → detail používateľa → záložka Oprávnenia → Znalostná báza → Kategórie.
- Kľúčové slová – táto možnosť sa zobrazuje len pri tvorbe záznamu zo zoznamu kategórii pod priestorom a pri tvorbe záznamu pod vybranou kategóriou. Kľúčové slová slúžia na identifikáciu článku. Podľa kľúčových slov môžete záznam vyhľadať vo fulltextovom vyhľadávaní.
- Evidencia komentárov – táto možnosť sa zobrazuje len pri tvorbe záznamu zo zoznamu kategórii pod priestorom a pri tvorbe záznamu pod vybranou kategóriou. Ak sa prepínač nachádza v polohe zapnutý
Tlačidlo Uložiť článok v tomto okne je prístupné len osobám zodpovedným za zvolený priestor a správcovi aplikácie za predpokladu, že sú vo formulári článku vyplnené všetky polia, s výnimkou kľúčových slov, ktoré sú nepovinné, avšak odporúčané.
Editácia návrhu
Pre editáciu návrhu kliknite na kontextové menu a vyberte možnosť Editovať. Po kliknutí sa otvorí formulár ako pri zadávaní návrhu. Editovať môžete všetky polia.
Editovať návrh môže iba používateľ s oprávnením na editáciu záznamov. Ak používateľ toto oprávnenie nemá, tlačidlo na editáciu sa nebude zobrazovať. Oprávnenia nastavíte v časti Používatelia a skupiny → detail používateľa → záložka Oprávnenia → Znalostná báza → Záznamy.
Uloženie návrhu ako článok
Existujú dva rôzne spôsoby na uloženie návrhu ako článok:
- Návrh priamo pri jeho vytváraní uložíte ako článok, ak máte k tomu oprávnenie.
- Zo zoznamu návrhov, kde daný návrh vyhľadáte a otvoríte.
V oboch prípadoch je potrebné, aby návrh mal vyplnené polia Kategória a Typ. Po ich vyplnení sa v pravom dolnom rohu záznamu sprístupní tlačidlo Uložiť článok. Po kliknutí sa záznam zaradí ako článok pod vybraný priestor a kategóriu.
Zoznam návrhov v znalostnej báze
Pre otvorenie zoznamu návrhov v znalostnej báze otvorte modul Znalostná báza. Následne budete presmerovaný do zoznamu Priestorov, ku ktorým máte prístup. Pre zobrazenie návrhov kliknite na tlačidlo Návrhy v znalostnej báze, ktoré sa nachádza v pravom hornom rohu okna.
Po kliknutí sa zobrazí zoznam so všetkými návrhmi, ku ktorým máte prístup.
V pravom hornom rohu sa nachádza tlačidlo + Pridať Článok, ktoré slúži na pridávanie článkov. Pod ním sa nachádza fulltextové vyhľadávanie. Téme vyhľadávania v zozname návrhov sa podrobne venujeme v časti Vyhľadávanie v zozname návrhov.
Vyhľadávanie v návrhoch
Pre efektívne vyhľadávanie zadaním požadovaného výrazu môžete použiť pole Vyhľadávanie umiestnené nad zoznamom návrhov. Toto, tzv. fulltextové vyhľadávanie, vyhľadáva v stĺpcoch:
- Číslo
- Názov
- Znenie článku
- Priestor
- Kategória
Pokiaľ potrebujete vyhľadať návrhy podľa viacerých kritérií, slúži na to pokročilý vyhľadávací filter, ktorý aplikujete kliknutím na tlačidlo + vedľa poľa Vyhľadávanie. V tomto filtri môžete určiť konkrétne podmienky vyhľadávania nad stĺpcami:
- Ľubovoľný stĺpec
- Kategória
- Názov
- Priestor
- Stav
- Typ
- Vytvorené
- Vytvoril
- Zmenené
- Zmenil
- Znenie článku
Podľa typu stĺpca máte na výber podmienky typu “obsahuje” alebo “neobsahuje” hľadaný výraz alebo jeho časť, v prípade číselníkov vyberiete jednu z ponúkaných hodnôt. Podmienky vyhľadávania môžete ľubovoľne prepájať a rozširovať použitím logických spojok AND (a súčasne) a OR (alebo). Často využívané alebo inak špecifické podmienky filtrovania si môžete uložiť s vami zvoleným názvom a pri ďalšom použití budú dostupné na jedno kliknutie nad zoznam pravidiel schvaľovania.
Viac informácií o efektívnej práci s filtrami v CDESK sa dočítate v texte Vyhľadávanie a pokročilé filtre.