Pre prístup k položkám jednotlivých skupín položiek je možné nastaviť oprávnenia pre každého používateľa, prípadne riešiteľskú skupinu v detaile záznamu používateľa na záložke Oprávnenia (Používatelia a skupiny → Používatelia → konkrétny používateľ → záložka Oprávnenia → Položka (CI)). Oprávnenia je možné obmedziť na viditeľnosť, editáciu a mazanie záznamov skupín a typov, pričom je možné nastaviť prístup iba ku konkrétnym záznamom skupín a typov položiek prostredníctvom ozubeného kolieska 
Sprístupnenie záznamov položiek
Prístup používateľov k záznamom konfiguračných položiek (CI) je riadený kombináciou nastavenia viditeľnosti a špecifických oprávnení. Viditeľnosť určuje, ktoré CI sa používateľovi zobrazia, zatiaľ čo oprávnenia definujú, aké akcie môže so zobrazeným záznamom vykonávať (napríklad čítať, editovať, mazať).
Prístup k vlastným záznamom
Každý používateľ s prístupom k modulu CMDB a so zapnutým oprávnením Záznam položky má automaticky prístup k záznamom položiek (CI) patriacim k jemu viditeľným spoločnostiam, ak:
- je v položke uvedený v poli Vlastník, alebo
- položka nemá určeného Vlastníka.
Pre prístup k vlastným záznamom je potrebné mať pre toto oprávnenie zapnuté minimálne oprávnenie na viditeľnosť. Pokiaľ má používateľ zapnuté iba oprávnenie prístup – čítať 
Sprístupnenie cudzích záznamov
Pri zapnutí oprávnenia Prístup k cudzím záznamom v module konfiguračnej databázy CMDB sa používateľovi sprístupnia aj položky, pri ktorých je v poli Vlastník uvedený iný používateľ. Podmienkou zostáva viditeľnosť spoločností – používateľ má prístup len k záznamom položiek (CI) patriacim k jemu viditeľným spoločnostiam.
Oprávnenia pre editáciu a mazanie záznamov sa v tomto prípade riadia podľa nastavení pre samotné záznamy. Pokiaľ má používateľ pre oprávnenie Záznam položky zapnuté iba oprávnenie prístup – čítať
Sprístupnenie záznamov podriadených používateľov
Oprávnenie Prístup k záznamom podriadených je jedným z ďalších špecifických mechanizmov riadenia viditeľnosti záznamov, ktoré je dostupné aj pre Položky konfiguračnej databázy (CMDB).
Pri zapnutí oprávnenia Prístup k záznamom podriadených v module konfiguračnej databázy CMDB sa používateľovi sprístupnia aj položky, pri ktorých je v poli Vlastník uvedený podriadený používateľ alebo jemu podriadený používateľ (hierarchicky nižšie). Podmienkou zostáva viditeľnosť spoločností – používateľ má prístup len k záznamom položiek (CI) patriacim k jemu viditeľným spoločnostiam.
Oprávnenia pre editáciu a mazanie záznamov sa aj v tomto prípade riadia podľa nastavení pre samotné záznamy. Pokiaľ má používateľ pre oprávnenie Záznam položky zapnuté iba oprávnenie prístup – čítať
Manuálne povolenie prístupu k záznamom (CI)
V praxi môže nastať situácia, kedy je potrebné používateľovi sprístupniť iba položky vybraných typov alebo skupín položiek. Pre riadenie prístupu k položkám vybraných typov alebo skupín je dostupná možnosť nastavenia špeciálnych oprávnení pre záznamy typov a skupín – tie sa nachádzajú pod ozubeným kolieskom 
ako Oprávnenia (špeciálne) – Oprávnenia pre položku v danom type / skupine položky.
Týmto spôsobom je možné nastavovať oprávnenia k záznamom (vidieť, editovať, vytvárať, mazať). Nie je možné sprístupniť záznamy, ku ktorým používateľ nemá prístup podľa všeobecných oprávnení (napríklad ak nemá prístup k cudzím záznamom, nie je možné mu manuálne sprístupniť cudzí záznam). Špeciálnymi oprávneniami je možné upraviť práva k už prístupným záznamom. Napríklad – ak je zakázaná editácia záznamov položiek (CI), ale pre určitú skupinu alebo typ položky je editácia záznamov povolená, používateľ môže editovať len položky (CI) danej skupiny / typu.
Priorita pri aplikovaní oprávnení: Špeciálne oprávnenia na úrovni záznamu majú prednosť pred všeobecnými nastaveniami. Avšak, ak používateľ nemá prístup k záznamom konfiguračných položiek, nezobrazia sa ani v prípade, že bola povolená viditeľnosť položky špeciálnym oprávnením.
