Ak máte záujem o používanie systému CDESK, je potrebné požiadať o prístup prostredníctvom kontaktného formulára. Po jeho odoslaní vám bude vytvorené testovacie prostredie a prihlasovacie údaje. Na úvod získate rolu hlavného administrátora, ktorá vám umožňuje plnú správu systému bez obmedzení.
Po zaregistrovaní a získaní prístupu môžete CDESK používať ihneď od začiatku nielen vo webovom prostredí, ale aj prostredníctvom desktopovej a mobilnej aplikácie. Vďaka tomu máte k systému prístup kdekoľvek a kedykoľvek – či už od počítača alebo priamo z mobilného zariadenia.
Keď prejdete nižšie uvedeným článkom a možnosťami, viete zabezpečiť spoľahlivé poskytovanie služieb zákazníkom alebo vo vnútri spoločnosti.
Základné moduly dostupné po prvom prihlásení
Po prvom prihlásení sa sprístupní pripravené prostredie, s ktorým môžete okamžite pracovať bez nutnosti počiatočnej konfigurácie. K dispozícií sú najmä moduly vhodné pre základnú prevádzku:
- Požiadavky – evidencia a riešenie požiadaviek (helpdesk, servisné tikety)
- možnosť vytvárať nové požiadavky (+ Pridať, + Pridať z katalógu)
- prehľad v zoznamoch, filtrovanie, prioritné zobrazenie
- Katalóg požiadaviek – predpripravené formuláre (dlaždice) pre jednoduché zadávanie požiadaviek
- Konfiguračná databáza (CMDB) – evidencia zariadení a služieb
- Plnenia – evidencia vykonanej práce
- Používatelia a skupiny – správa používateľov a ich oprávnení
Úvodné prednastavené prostredie obsahuje dva pokročilé moduly – Požiadavky a Plnenia – čo zodpovedá licencii Economy. Modul Konfiguračná databáza (CMDB) je spoplatnený samostatne a pri prechode do ostrej prevádzky vám bude účtovaný až vtedy, keď v ňom budú uložené nejaké položky.
Po prihlásení vidíte:
- hlavné menu s dostupnými modulmi
- pracovnú plochu (dashboard) s prehľadom
- zoznamy záznamov (napr. požiadaviek)
- možnosť okamžite vytvárať nové záznamy
Používanie jednotlivých častí systému je podrobne rozpracované v samostatných kapitolách podľa platformy (webový prehliadač, desktop aplikácia, mobilná aplikácia). Pre základnú orientáciu je k dispozícii aj samostatná časť dokumentácie venovaná úvodu do webového rozhrania.
Odporúčané prvé kroky
Pre efektívne využívanie systému odporúčame po prvom prihlásení vytvoriť používateľské kontá pre kolegov a nastaviť im príslušné roly a oprávnenia. Postup je popísaný v častiach Vytvorenie prvých záznamov a Vytvorenie používateľa.
Zároveň odporúčame prispôsobiť prostredie vašej organizácii, napríklad:
- nahrať logo spoločnosti,
- nastaviť farebnosť,
- nastaviť e-mailové podpisy,
- upraviť základné systémové nastavania.
Tieto nastavenia zabezpečia jednotnú komunikáciu a vizuálnu identitu pri práci so systémom.
Súčasťou prostredia je aj predkonfigurovaná e-mailová komunikácia. Systém má nastavenú východziu e-mailovú adresu a spôsob odosielania správ. V prípade potreby je možné nastavenia rozšíriť o ďalšie e-mailové účty alebo upraviť spôsob odosielania podľa vlastných požiadaviek, pričom podrobný postup je uvedený v technickej dokumentácii.
Import dát z iného systému
Používateľ má aktuálne možnosť samostatne importovať vybrané typy dát, konkrétne:
- Spoločnosti,
- Kontakty,
- Položky do CMDB.
Aktívne pracujeme na rozšírení tejto funkcionality aj o import požiadaviek a plnení priamo používateľom.
Ak prechádzate z iného systému a potrebujete importovať ďalšie dáta, napríklad požiadavky alebo historické záznamy, tento typ importu aktuálne zabezpečuje support oddelenie a ide o spoplatnenú službu.
Prehľad čo ste získali nakonfigurovaním CDESK podľa vyššie uvedeného článku
Po nakonfigurovaní CDESK podľa vyššie uvedeného článku máte k dispozícii moduly, ktoré pokrývajú evidenciu a riešenie požiadaviek. Nižšie uvádzame stručný prehľad ich hlavných prínosov.
- Požiadavky (helpdesk, servisné tikety) – všetky požiadavky sú evidované na jednom mieste, takže sa nič nestratí a každá má jasný stav riešenia (od zadania po uzavretie). Nové požiadavky je možné pridávať cez + Pridať, + Pridať z katalógu, čo zrýchľuje zadávanie a znižuje chybovosť. Prehľad v zoznamoch spolu s filtrovaním a prioritným zobrazením umožňuje rýchlo nájsť relevantné tikety a venovať sa najskôr tým najdôležitejším – používateľ tak má neustály prehľad o pracovnom zaťažení a termínoch.
- Katalóg požiadaviek (predpripravené dlaždice) – používateľ nemusí vedieť, ako požiadavku presne sformulovať – stačí kliknúť na príslušnú dlaždicu a vyplniť predpripravený formulár. Zadávanie sa tým výrazne zjednodušuje a zrýchľuje, dáta prichádzajú v štandardizovanej a kompletnej podobe (menej spätných otázok na spresnenie) a celý proces je konzistentný naprieč firmou.
- Plnenia (evidencia vykonanej práce) – každý úkon a odpracovaný čas je zaznamenaný, takže je transparentné, čo sa pri požiadavke vykonalo. Záznamy slúžia ako podklad pre vykazovanie práce, fakturáciu a reporting a zároveň poskytujú prehľad o produktivite a vyťaženosti riešiteľov.
- Konfiguračná databáza (CMDB) – poskytuje ucelený prehľad o zariadeniach a službách v organizácii. Keďže požiadavky je možné naviazať na konkrétne zariadenie alebo službu, riešiteľ má k dispozícii potrebný kontext – typ zariadenia, jeho históriu aj súvisiace tikety – bez nutnosti dodatočného dohľadávania. Tým sa skracuje čas riešenia a uľahčuje plánovanie údržby a obnovy techniky.