Táto kapitola popisuje odporúčaný postup práce s majetkom od jeho objednania až po zaradenie do evidencie majetku a následné priradenie používateľom. Ide o bežný scenár, s ktorým sa organizácie stretávajú napríklad pri nákupe techniky, ako sú notebooky, monitory alebo iné zariadenia. Cieľom je zabezpečiť prehľadný proces, sledovať stav objednávok a pohyb tovaru a predísť duplicitnej alebo neúplnej evidencii.
Evidencia majetku je v tomto procese úzko prepojená s modulmi Dokumenty a Sklad. Tieto moduly spolu vytvárajú ucelený tok informácií od objednávky až po reálne používanie zariadenia. Táto kapitola sa zameriava na ich vzájomné prepojenie v kontexte odporúčaného pracovného postupu. Podrobné informácie k jednotlivým modulom sú uvedené v samostatných manuáloch – Dokumenty a Sklad.
Práca s majetkom začína vždy vytvorením objednávky v module Dokumenty → Evidencia objednávok. Objednávka predstavuje nákup alebo výdaj a vzniká ešte pred tým, než dôjde k fyzickému pohybu tovaru. V prípade vystavenej objednávky organizácia objednáva tovar, ktorý má byť dodaný na sklad. Pri prijatej objednávke naopak organizácia dodáva tovar zo skladu odberateľovi.
Skladová príjemka alebo výdajka sa vždy viaže na jednu objednávku, ktorá však môže byť naplnená postupne viacerými skladovými dokladmi, napríklad ak je tovar dodaný po častiach. Systém priebežne sleduje, koľko kusov bolo objednaných, koľko kusov bolo reálne prijatých alebo vydaných a v akom stave sa objednávka nachádza z hľadiska jej plnenia.
V našom príklade objednávame 5 notebookov. Kliknite na +Vystaviť objednávku a vyplňte základné údaje: Objednávateľ, Dodávateľ, Mena a Dátum vystavenia. Aby sa objednávateľ zobrazoval vo výbere, musí byť založená účtovná jednotka (Globálne nastavenia → Účtovanie).
Na druhej záložke Položky pridajte objednávané položky kliknutím na + ako voľne vyplniteľnú položku.
Na ďalších záložkách je možné sledovať spárované skladové doklady a dodanie objednávky, ukážka je zobrazená v kapitole Tovar na sklade a zmena v dodaní objednávky.