Zadané pravidlá určujú komu, kedy a za akých podmienok sa má notifikácia odoslať.
Vytváranie pravidiel
Vytvárať a spravovať pravidlá odosielania notifikácií je možné v časti Globálne nastavenia → Notifikácie → Pravidlá odosielania. Definovanie pravidiel je dostupné pre moduly Požiadavky, Výpožičky, CMDB a Projektové zákazky. Modul je potrebné vybrať v hornej časti obrazovky.
Po výbere požadovaného modulu je možné pridať na ľavú časť obrazovky všetky potrebné udalosti, ku ktorým je potrebné pravidlo vytvoriť.
Nové pravidlo
Kliknutím na tlačidlo + Pridať pravidlo vpravo hore sa otvorí nové okno, kde je možné nastaviť pravidlo:
- Udalosť – výber z predvolených udalostí, pre ktorú sa má daná notifikácia zasielať
- Názov pravidla – prednastavený názov udalosti s možnosťou premenovania
- Poradie vykonávania – automaticky sa nastaví ako posledné, viac o určení poradia v kapitole Priorita a poradie vykonávania
Nastavenie podmienky pre odosielanie notifikácií
V tejto sekcii sa nastavujú podmienky, podľa ktorých systém určí, či sa má notifikácia odoslať. Ak podmienka nie je nastavená, notifikácia sa odošle všetkým príjemcom pri každom uložení záznamu, pri ktorom nastane notifikovaná udalosť.
Podmienky sa nastavujú pomocou tlačidla 
, ktoré funguje ako jednoduchý filter. Viac hodnôt vybraných v rámci jedného parametra sa vyhodnocuje pomocou operátora OR, zatiaľ čo jednotlivé parametre alebo atribúty filtra sa vyhodnocujú pomocou operátora AND. Napríklad pri nastavení Stav: V riešení, Čakanie na zákazníka; Priorita: Vysoká sa notifikácia odošle iba vtedy, ak je požiadavka v stave V riešení alebo Čakanie na zákazníka a zároveň má prioritu Vysoká.
Šablóny notifikácií
V tejto časti sa môžu zobraziť 3 typy šablón – Riešiteľská, Zákaznícka a SMS. Novú šablónu je možné pridať kliknutím na tlačidlo +.
Príjemcovia – roly
Možnosť pridať rolu, ktorá má byť pri splnení daného pravidla notifikovaná. Ak je nastavených viac rolí, v hornom riadku nastavenia je možné zapnúť alebo vypnúť notifikovanie pre všetky uvedené roly naraz. Pre jednotlivé role je možné nastaviť rôzne typy notifikácií podľa spôsobu ich doručenia:
- E-mail – notifikácia doručená elektronickou poštou na určenú e-mailovú adresu
- In-app – notifikácia zobrazená priamo v CDESK – ikona zvončeka v hlavičke stránky (
- Desktop – systémová notifikácia zobrazená vo forme vyskakovacieho oznámenia v rámci desktopového prostredia – desktop aplikácie CDESK Desktop
- Mobile – push notifikácia v mobilnej aplikácii CDESK Pro
- Kópia – e-mailová notifikácia odoslaná príjemcovi na vedomie. V zozname príjemcov správy je uvedené označenie CC, ktoré príjemcovi signalizuje, že notifikácia sa ho priamo netýka. Na základe tohto označenia je možné takéto správy podľa potreby filtrovať pomocou pravidiel v e-mailovom klientovi.
Príjemcovia – používatelia a skupiny
Možnosť vybrať notifikované osoby buď ako jednotlivých používateľov alebo skupiny.
Vlastné kontakty
Ak je potrebné pridať osoby mimo systému CDESK je možné zadať priamo e-mailovú adresu alebo telefónne číslo.
Kópia na príjemcov – Vlastné kontakty
Umožňuje pridať do kópie e-mailovej notifikácie osoby mimo systému CDESK zadaním ich e-mailovej adresy. Títo príjemcovia dostanú notifikáciu na vedomie.
Po vyplnení potrebných polí je nutné vykonané zmeny Uložiť.
Eskalácie
Medzi udalosťami, ktoré je možné notifikovať sú na výber aj udalosti súvisiace s eskaláciou termínov.
V prípade, že je pravidlo spojené s eskaláciou, pod možnosťami výberu šablón notifikácie je možné nastaviť časové podmienky jej odoslania. Notifikáciu je možné nastaviť ako pripomienku pred uplynutím termínu alebo ako urgenciu po jeho uplynutí.
Časový interval je možné zadať v minútach, hodinách alebo dňoch. Eskaláciu je možné nastaviť ako opakovanú aktiváciou možnosti Opakovať. K dispozícii je tiež možnosť Predlžovať interval, pri ktorej sa časový interval medzi jednotlivými opakovaniami postupne predlžuje na základe násobku zadaného intervalu. Napríklad pri nastavení intervalu 1 deň sa prvá opakovaná notifikácia odošle po 1 dni, ďalšia po 2 dňoch, následne po 4 dňoch atď. Interval sa bude postupne predlžovať až do dosiahnutia nastaveného maximálneho časového intervalu. Po jeho dosiahnutí sa bude notifikácia opakovane odosielať v tomto maximálnom intervale.
Možnosti Opakovať a Predlžovať interval sú dostupné iba pre typy po termíne a zotrvanie v stave. Pripomienka pred termínom sa odosiela vždy iba raz.
Práca s pravidlom
Pravidlo je možné cez hamburgerové menu (
) vpravo na konci riadku Editovať, Duplikovať alebo Zmazať.
- Editáciou sa otvorí rovnaké okno ako pri vytváraní.
- Duplikovaním sa vytvorí kópia pravidla – prekopíruje sa celé nastavenie vrátane príjemcov. Následnou editáciou je možné upraviť pravidlo podľa potrieb a uložiť ho ako nové pravidlo.
- Zmazaním je nežiaduce pravidlo odstránené.
Priorita a poradie vykonávania
Systém spracováva pravidlá v poradí zhora nadol. Akonáhle požiadavka splní podmienky prvého pravidla v zozname, systém ho vykoná a ďalšie pravidlá pod ním už ignoruje. Preto sa odporúča najprv radiť špecifické pravidlá – s vyšším počtom podmienok (napr. pravidlo len pre incidenty s vysokou prioritou pre IT oddelenie.) a následne v poradí nechať všeobecné pravidlá – s nižším počtom podmienok (Pravidlo pre všetky ostatné požiadavky bez špeciálnych podmienok).