Po skončení hovoru sa otvorí okno Vybavenie hovoru. V jeho hlavičke je identita volajúceho, rad, ktorým hovor prišiel, dátum a čas hovoru a jeho dĺžka. Nad formulárom je prehrávač nahrávky s možnosťou stiahnutia; ak nahrávka neexistuje, na jej mieste je informácia, že nie je dostupná.
Prepínačmi v hornej časti volíte, čo z hovoru vznikne – Hovor, Požiadavka, Plnenie a Interné plnenie. Zapnuté môžu byť aj viaceré naraz, takže z jedného hovoru vytvoríte napríklad požiadavku aj plnenie k nej. Každá zapnutá sekcia sa zobrazí nižšie a je farebne odlíšená.
Požiadavka a prepojenie na existujúcu požiadavku
V sekcii Požiadavka buď vyplníte novú požiadavku – názov, stav, zákazníka, kto žiada a popis požiadavky – alebo zaškrtnete Prepojiť tento hovor na existujúcu požiadavku alebo vyberiete priamo požiadavku z ľavého panelu tlačidlom Prepojiť požiadavku. Po zaškrtnutí sa zobrazí pole Existujúca požiadavka, v ktorom požiadavku vyberiete; polia pre novú požiadavku zostanú prázdne, pretože sa nepoužijú. Prepojenie je možné zrušiť ikonou pri poli alebo pri zázname v ľavom paneli existujúcich požiadaviek.
Toto je najrýchlejšia cesta, ako priradiť ďalší hovor k už riešenej veci – zákazník zavolá druhýkrát k tej istej požiadavke a hovor sa naviaže na ňu namiesto vytvorenia novej.
Plnenie
Sekcia Plnenie upozorní, že plnenie bude prepojené s požiadavkou tohto hovoru. Vyplňuje sa riešiteľ, prípadne šablóna plnenia, text plnenia, čas začiatku, trvanie hovoru v minútach a fakturačná položka. Trvanie sa predvyplní podľa dĺžky hovoru.
Samostatné plnenie bez požiadavky tiež vybaví hovor.
Interné plnenie
Interné plnenie sa vyplňuje rovnako ako bežné plnenie a tiež sa naviaže na požiadavku hovoru. Naviac upozorní, že fakturačné plnenie sa aplikuje z tohto hovoru – slúži teda na zaznamenanie interne strávenej práce oddelene od plnenia pre zákazníka.
Dokončenie spracovania
Spracovanie uzavriete jedným z troch tlačidiel v dolnej časti okna:
- Vybaviť hovor – uloží hovor spolu so všetkým, čo ste v zapnutých sekciách vyplnili, a hovor sa presunie medzi vybavené.
- Vybaviť neskôr – uloží rozpracovaný formulár ako koncept. Hovor zostane medzi nevybavenými a v jeho riadku bude ceruzka; dokončíte ho neskôr zo zoznamu hovorov.
- Zahodiť hovor – hovor presunie medzi zahodené, s možnosťou doplniť dôvod.